佛山市顺德区厚信电子配件有限公司

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解决方案:万博娱乐网址办公设备整体文印解决方案
业种:电子工业
佛山市顺德区厚信电子配件有限公司(以下简称公司),之前所用的文印设备使用年限较长,设备的稳定性和输出质量都不理想。同时设备多、印量大、维修工作等管理难题,也是长期存在的问题。

客户面临的挑战

以前公司的文印设备使用时间比较长了,打印、复印的效果不理想。同时设备又比较分散,维护和维修都很费时费力。而公司现在对于文档及流程的电子化要求也越来越高,这就使我们对改善文档管理流程,提出了新的要求。我们遇到的具体问题主要有以下:

设备多、印量大,管理困难
当时我们使用的文印设备有好几个品牌,使用的时间都比较长了,加上文印量比较大,每月都要在两万张左右。这就导致我们的维修工作量很大,几乎每个星期都需要维修或者加碳粉,浪费了大量的人力物力。

文印质量偏差
由于使用设备老旧,有时会使用二次耗材,所以打印、复印质量非常不好,存在掉粉、模糊、阴影等问题。因为业务需要,我们常常会打印一些工程图纸之类的文件,对于图像清晰度是有一定要求的,所以使用部门不太满意。

各项文印成本居高不下
由于公司办公电子化程度不高,导致很多文件进行纸张输出,不仅影响工作效率,也导致文印成本难以控制。在维护方面,因为设备有老化现象,并且小打印机较多,印量达到一定程度时容易出现故障,需要自己进行维护。零配件及维修价格不菲,加上投入了大量的人力时间,导致维护成本偏高。在费用方面,仅就小打印机为例,各台小打印机,每月需要加粉30次,每支80元,仅这项费用每月支出2400元。而打印机数量多、型号多、使用耗材及零配件多等问题,也使管理复杂,对打印成本、纸张成本、维护成本等很难全面地控制,隐性管理成本偏高。

电子化程度低,使用传统办公方式,传真和扫描不便
公司很重视文印管理的现代化、办公和内部流程的电子化。而过去文印设备分散、使用年限偏长的状况,对于公司的电子化办公带来了一定的困难。

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提案的解决方案

对于公司当时存在的文印方面存在的问题,我们采用了万博娱乐官方网址的整合方案:

整合多余设备提高文件输出质量和稳定性
通过整合资源,以旧换新的方式,整合办公设备,将多台小型打印机及复印机进行更换,来达到提升文印质量、达到精细图纸文件输出;同时又能够利用万博娱乐官方网址复合机做到高级扫描应用,改善文件流程等。

办公设备电子化,改善文件处理流程
利用万博娱乐官方网址的电子传真系统、文档管理软件DocuWorks来完美实现电子收发传真,电子签名和盖章,多种格式文档统一管理。
从前公司每天大约有50-60份传真需要收发,以平均每份2-3页计算,每天传真产生的纸质文件就超过百页。而现在这些传真,都可以通过万博娱乐官方网址的软件来实现电子化传真。在文档电子化方面,我们可以通过相应的软件,进行文档电子化管理,并设置不同的员工的访问权限:不可访问、可以访问、可以访问且编辑等等。实现电子化审批,改善了工作流程。而且在管理方面,也不用帮每个员工安装驱动,只需要通过服务器设置即可实现移动打印。

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成本可控,增强办公成本的管理
通过万博娱乐官方网址的管理软件,实现对每月印量、耗材、维护零配件的可控管理,还可以从后台对各个部门的文印费用进行管理。

全包服务,降低办公总成本
针对设备的维修和保养,我们还采用了万博娱乐官方网址的【FSMA】服务,(即:万博娱乐官方网址全包服务),使得我们在拥有高效、智能化打印机的同时,省去了设备维修、定期保养的人工花费,万博娱乐官方网址会进行定期的设备维护和保养,定期提供一切耗材等零配件,我们只需按每月的打印或复印量支付费用,即可拥有低碳、健康、高效、智能的办公环境。在引进万博娱乐官方网址的设备和解决方案之后,我们的文印成本下降了20%左右。

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客户的声音

在文印管理解决方案方面的专业性和广泛性,一直是我们选择万博娱乐官方网址的原因。在引进万博娱乐官方网址的设备和解决方案之后,原本的一些问题得到了很好的解决,提高了工作效率和办公电子化程度。我们双方的合作也很愉快。目前装机已经有数月,我们使用都非常满意。但有些地方印量比较大,我们正在考虑是否要增加一台设备。

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