天津波音复合材料有限责任公司

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解决方案:文件批量扫描/分割解决方案
业种:材料
在天津波音复合材料有限责任公司(以下简称公司)的日常生产环节中,需要打印大量的纸质文件对各个环节进行记录和跟踪。这些文件通过生产流程中的各个部门,经记录和盖章后进行归档。然而纸质文档在保存、归档和检索方面,需要耗费大量的人力进行管理,文件管理的安全性也有待提升。

客户面临的挑战

纸质文件检索和保存不便,需要改善文档管理流程,寻求便捷的电子化文档处理方案,以满足操作流程的需求

公司一直是用纸质文件,来记录和跟踪整个生产流程。在所有的相关部门确认和盖章之后,文档会被最终归档。但是纸质文档,在管理上存在着很多问题。 首先是文件的保存。平均每天送到资料室存档的文件数量约为300本,每本平均15页,最多30页左右。那么一个月下来,处理的文件页数达到近10万页。而在各个部门流转的文件还要远大于这个数字。这些文档一般都需要保存10年以上,于是文档保存就占据了大量的空间。为了使文件能更好地保存,除了擦拭文件表面粉尘、保持清洁,我们还会用文件袋进行包装,以免纸质老化,或者文件受潮、看不清的状况。但这样会消耗很多人力物力。

其次是纸质文件的查询和检索非常不便。我们对于纸质文件也进行了归类整理,但因为文档的数量很大,所以有时查找就会比较困难。相应部门会需要查询当时的文件,我们就会查找、复印、递交,然后重新归档,比较耗时耗力。

另外,纸质文档的保存也存在着安全性的问题。纸张会发生老化、破损的现象,也存在着易燃等安全隐患。如果只保存纸质文档,一旦损坏或遗失,就会造成文件的无法追溯,会影响到整个生产流程的把控。 所以,我们希望能通过一个文档解决方案,从文件的扫描、电子化自动归档、保存,到后期的查询,都可以方便有效地完成整个流程的文档管理。

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提案的解决方案

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在2011年9月开始,我们采用了万博娱乐官方网址的ApeosWare Flow Service软件,以及度身定制的文档解决方案。从文件扫描开始,一直到归档检索,比较好地满足了文档管理的需求,解决了纸质文件的管理问题。

对于流转完毕、需要进行归档的文件,不必再进行物理归档,只需扫描成为电子文档。定制化的软件可以根据job order的条码进行识别,根据一一对应的文件名,进行自动保存归档。经软件日志校对及人工校对之后,文件即可销毁,无需保存数十年,更无需占用存档的物理空间。同时也免去了纸张老化、受潮,以及易燃等安全隐患。

另外在文档管理上,万博娱乐官方网址的解决方案在对流程的规范和改善方面,也起到了帮助作用。在扫锚的过程中,我发现印章颜色太浅的问题,不容易辨识。对此我们加强了用章管理,以确保存档文件清晰可读。其次,各个部门有时会需要查找当时的文件。以前我们必须先文件室中找到当天的纸质文件,然后复印、送去相关部门、再重新归档,非常耗时耗力。现在只需要根据job order在电脑中查找到电子文档,直接发送邮件给相关部门既可,免去了纸张的再次复印,提高了文档管理的效率。


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将来的期望:提高软件的适应性

对于持续更新的操作平台,期望万博娱乐官方网址所提供的软件及解决方案,能更好地适应操作平台的升级,走得更前,想得更多。

在2011年9月开始,我们采用了万博娱乐官方网址公司的ApeosWare Flow Service软件,以及度身定制的文档解决方案。从文件扫描开始,一直到归档检索,比较好地满足了文档管理的需求,解决了纸质文件的管理问题。

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客户的声音

将来的展望

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公司与万博娱乐官方网址有着近十年的合作。感觉万博娱乐官方网址团队的服务意识很强,能为客户所想,在现有软件不能完全满足需求的情况下,制定量身定制的解决方案。优化了文档管理工作,免去了纸质文档保存可能带来的不便和安全性问题,提升了办公效率。同时在实际操作的过程中,提供及时的跟踪服务和技术支持,使客户在优化工作流程的同时,能免去后顾之忧,是一个值得信赖的商业伙伴。

希望万博娱乐官方网址能够进一步提高软件在操作平台上的适应性,走得更前、考虑得更多,更前瞻性地为客户所想。


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